Política de tratamiento de datos personales
1. Responsable del tratamiento
- Nombre: Laura Sofía Hernández Ayala (persona natural)
- NIT / cédula: NIT 1.127.390.042-3 · C.C. 1.127.390.042
- Dirección: Carrera 98B # 73-80 Sur, Bogotá D.C., Colombia
- Correo para datos personales: zenixfacturacionelectronicasas@zenixfacturacionelectronica.online
- Teléfono / WhatsApp: 320 236 1012
2. A quién aplica
Esta política aplica a los datos personales que Zenix trata como Responsable: los de las empresas que se registran, sus representantes y los usuarios que crean (administradores y cajeros), y los de personas que nos contactan.
Los datos de los clientes finales que cada empresa registra en Zenix (nombre, documento, correo, teléfono, compras) son responsabilidad de esa empresa. Zenix actúa como Encargado: los trata solo por cuenta de la empresa y para prestarle el servicio. Quien quiera ejercer sus derechos sobre esos datos debe dirigirse primero a la empresa donde compró; Zenix le ayudará a atender la solicitud.
3. Datos que tratamos
- Identificación y contacto: nombre, razón social, NIT o cédula, correo, teléfono, dirección.
- Datos de la cuenta: usuarios, roles, registros de acceso y de uso del sistema.
- Datos tributarios y de facturación electrónica necesarios para emitir documentos ante la DIAN.
- Datos de pagos de la suscripción: plan, valor, fecha, referencia y estado. No almacenamos números de tarjetas ni de cuentas bancarias; los procesa la pasarela de pago (Wompi).
No solicitamos datos sensibles. Si por alguna razón fueran necesarios, se pedirá autorización expresa y su entrega será facultativa.
4. Finalidades
- Crear y administrar la cuenta y prestar el servicio de POS, inventario, caja y facturación electrónica.
- Emitir y enviar documentos electrónicos a la DIAN y a los compradores, por cuenta de la empresa.
- Gestionar pagos, renovaciones y facturación de la suscripción.
- Dar soporte, enviar avisos del servicio (vencimientos, cambios, seguridad) y atender peticiones, quejas y reclamos.
- Mejorar el servicio, prevenir fraude y garantizar la seguridad de la información.
- Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
- Enviar información comercial sobre Zenix, solo si el titular lo autoriza; puede retirarse en cualquier momento.
5. Derechos del titular
Como titular de datos personales usted puede:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Revocar la autorización y/o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.
6. Cómo ejercer sus derechos
El área responsable de atender las solicitudes es Soporte Zenix, en el correo zenixfacturacionelectronicasas@zenixfacturacionelectronica.online. La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de lo que solicita, una dirección o correo de respuesta y, si aplica, los documentos de soporte.
- Consultas: se responden en máximo 10 días hábiles. Si no es posible, informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles adicionales.
- Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles más, avisando el motivo. Si el reclamo está incompleto, pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta, se entenderá desistido.
7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas almacenadas con cifrado irreversible, separación de la información de cada empresa, control de acceso por roles y copias de seguridad. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que afecte datos personales, lo informaremos a los afectados y a la autoridad según la ley.
8. Transferencia y transmisión
Para prestar el servicio usamos proveedores que pueden tratar datos por nuestra cuenta, algunos con servidores fuera de Colombia: alojamiento en la nube (Railway), envío de correos (Resend) y pasarela de pagos (Wompi). Les exigimos medidas de seguridad y confidencialidad. No vendemos datos personales.
9. Conservación
Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y después por el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales (por ejemplo, contables y tributarias) o atender reclamaciones. Luego se eliminan o anonimizan.
10. Autorización
Al registrarse y marcar la casilla de aceptación, el titular autoriza de forma previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos según esta política. Guardamos la fecha y la versión aceptada como prueba de la autorización.
11. Cambios y vigencia
Cualquier cambio importante se informará en Zenix o por correo antes de aplicarse. Esta política rige desde la fecha indicada arriba.